...
Списки - используются преимущественно для получения построчно данных из текстового документа (например, список e-mail, заголовков для статей и пр.).
Простые Таблицы и Google таблицы - используются для получения более сложно организованных данных (например, список товаров для интернет-магазина, где построчно представлены разные данные: название, цена, описание и пр.).
Файлы (см. ниже) - когда требуется сразу загрузить в проект всё содержимое файла для дальнейшей работы с ним.
Базы данных - позволяют хранить большие массивы данных со сложной структурой и связями. Базы данных могут хранится как локально так и удалённо.
Входные настройки - это способ используется, когда Вы вручную планируете менять те или иные данные, без редактирования шаблона или документов, к нему прилагающихся.
Работа с файлами
...
и Интерфейс бота (BotUI)- данные способы используются, когда необходимо задать базовые настройки проекта: указать пути к необходимым файлам, задать режим работы, выбрать капча-сервис и другие необходимые настройки.